1- ¿Cuál es el navegador debo utilizar para ingresar al sistema eKOGUI?

Para ingresar al sistema eKOGUI se recomienda usar los navegadores Google Chrome versión 11 o supe¬riores, Internet Explorer versión 7 o superiores y Firefox versión 3.5 o superiores.


2- ¿Cuáles son las entidades obligadas a reportar información en el sistema eKOGUI?

Las Entidades obligadas a reportar su información de la actividad litigiosa en el Sistema Ekogui son todas las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos.


3- ¿Qué perfiles se encuentran habilitados actualmente en el eKOGUI?

Los perfiles que se encuentran habilitados en el eKOGUI son: a) Administrador del sistema en la entidad b) Abogado c) Jefe de control interno d) Jefe de la oficina jurídica (solo para consulta) e) Secretario técnico de Comité de Conciliación (solo se le permite recibir las fichas técnicas del Comité de Conciliación vía correo electrónico, por fuera del sistema eKOGUI y consultar las fichas técnicas en proceso de elaboración o terminadas)


4- ¿Qué módulos se encuentran disponibles en el eKOGUI y cuál es su alcance?

El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI tiene habilitados los siguientes perfiles y módulos, con alcance de consulta o gestión:


5- ¿Cómo crear un usuario con el perfil administrador del sistema en la Entidad?

La creación de los usuarios con perfil administrador de entidad está a cargo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica. Para tal fin se requiere el envío del acto de designación por parte del representante legal de la entidad al correo soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co tal como lo establece el artículo 2.2.3.4.1.8 del Decreto 1069 de 2015.

Cuando haya lugar a una ausencia temporal o definitiva de administrador, la Entidad deberá informar a la Agencia y remitir el nuevo acto de designación.


6- ¿Quién está a cargo de crear los usuarios: abogado, jefe de control interno, jefe de la oficina jurídica y secretario técnico de Comité de Conciliación en el sistema?

La creación de los usuarios abogado, jefe de control interno, jefe de la oficina jurídica y secretario técnico de Comité de Conciliación en el sistema está a cargo del Administrador del sistema en la entidad, de acuerdo a las competencias funcionales establecidas en el artículo 2.2.3.4.1.9 del Decreto 1069 de 2015.


7- ¿Cómo debo diligenciar el campo “provisión contable” en aquellos procesos que por su naturaleza no se deben provisionar?

Cuando un proceso judicial no está llamado a ser provisionado, el abogado debe registrar dentro del campo de provisión contable del aplicativo la cifra “0”, y con ello el sistema no generará alarma alguna por información incompleta en dicho campo.


8- ¿Cuáles son los canales habilitados para el soporte técnico y funcional del sistema eKOGUI?

Para resolver cualquier incidente o requerimiento relacionados con el ekogui puede comunicarse a la línea local 7470777 en la ciudad de Bogotá D.C o a la cuenta de correo electrónico soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co.


9- ¿Un usuario puedo tener permisos para acceder a varios perfiles?

Si, una persona puede tener habilitados varios perfiles, siempre y cuando sus funciones no sean excluyentes. A continuación se relacionan los usuarios y el listado de perfiles que lo pueden complementar:

10- ¿Qué tipo de fichas del comité de conciliación se pueden radicar en el Ekogui?

Las fichas que se pueden radicar en eKOGUI son: Fichas de Conciliación Judicial y de Pacto de Cumplimiento Fichas de Conciliación Extrajudicial Fichas de Llamamiento en Garantía Fichas de Acción de Repetición


11- ¿En qué casos se debe diligenciar el formato de modificación de procesos?

El usuario debe proceder a diligenciar este formato en aquellos casos en los cuales se pretenda la eliminación o modificación de un dato que se encuentre incluido en un proceso judicial, caso o ficha de comité de conciliación (radicado por la entidad) y que no sea susceptible de modificación por parte del abogado que lo tiene a su cargo.


12 ¿En qué casos se debe diligenciar el formato de eliminación de procesos?

Este formato se debe diligenciar en aquellos casos en los cuales se pretenda la eliminación completa del proceso judicial, caso o ficha de comité (radicado por la entidad).